Комплаенс в российских реалиях. Как подстелить соломку

«Заработайте репутацию, и она будет работать на Вас»

Дж. Рокфеллер

Если бы руководство компании «Enron» могло бы утвердительно ответить на эти вопросы, возможно, мы не знали бы комплаенс в том виде, в котором он существует сейчас.

Компания Enron была обвинена в сокрытии убытков в 2001 году, результатом чего стал один из самых громких скандалов в истории, банкротство компании и самоубийство ее вице-президента. Одной из причин такого масштабного краха являлось противоречие между интересами менеджеров и самой компании, а также отсутствие эффективной системы внутреннего контроля, которое бы позволило это противоречие своевременно обнаружить. Для того, чтобы впредь такие истории не повторялись, компании во всем мире стали «стелить соломку»: реформировать корпоративную культуру, внедрять кодексы поведения, совершенствовать систему внутреннего контроля и т.д. Это вывело комплаенс на принципиально новый виток эволюции.

В соответствии с пунктом 3.17 ISO 19600:2014 «Compliance Management Systems-Guidelines» комплаенс (compliance) – это деятельность по обеспечению юридическим лицом соблюдения обязательных требований путем воздействия на поведение работников и формирования корпоративной культуры¹.

Другими словами, комплаенс помогает предотвратить, найти и устранить проблему с помощью регламентации делового поведения сотрудников компании. Если раньше задачей комплаенс было скорее поиск и наказание нарушителей, то теперь фокус на предотвращение нарушений, а в идеале – на создание такой среды, в которой для любого сотрудника поведение, противоречащее интересам компании, являлось бы просто немыслимым.

В современном российском законодательстве определение термина «комплаенс» пока отсутствует. Поэтому, каждая организация понимает его по-своему. Как правило, к комплаенс относят соблюдение персоналом организации действующего законодательства, правил, стандартов, внутренних локальных актов, оценка рисков применения регуляторными органами мер ответственности за их нарушение.

Сначала понятие комплаенс было чуждо и непонятно российскому бизнесу. Однако в последнее время мы отмечаем, что российские компании все чаще смотрят в сторону комплаенс, рассматривая его как инструмент для минимизации рисков в своей деятельности. И это действительно работает. Так, законодательство и регуляторные органы смягчают ответственность компаний-нарушителей в случае внедрения ими эффективной комплаенс-программы².

Как создать и поддержать эффективную комплаенс-программу? Попробуем разобраться в данной статье.

Появлению комплаенс-программы в российских организациях способствовало принятие поправок в Федеральный закон № 273 «О противодействии коррупции». Документ обязал предпринимателей принимать меры по предотвращению коррупционных схем.

Комплаенс-программа – это утвержденная в компании совокупность комплаенс-процедур, направленных на соблюдение организацией и ее сотрудниками обязательных требований.

Комплаенс-программа направлена, прежде всего, на недопущение и предотвращение правонарушений, на повышение уровня информированности сотрудников компании, формирование комплаенс-культуры, в соответствии с которой все сотрудники должны соблюдать внутренние правила и политики компании. Успешное функционирование комплаенс-программы позволяет компании сохранить и улучшить свою деловую репутацию, а также смягчить ответственность в случае, если предотвратить негативную ситуацию не удалось, и компания все же привлечена к ответственности.

Следует помнить, что комплаенс-программа это не просто «взять и запретить». Это, прежде всего, правильно и профессионально построенный в компании диалог между руководством и сотрудниками компании, полное понимание и принятие того факта, что от поведения каждого сотрудника зависит судьба компании. Иностранные компании придерживаются принципа, который гласит: «The companies are only as compliant as their least compliant member», что может быть переведено как: «Компания комплаентна ровно настолько, насколько комплаентен ее наименее комплаентный сотрудник».

Чем масштабнее бизнес и чем больше риск нарушения, тем выше необходимость во внедрении комплексной комплаенс-программы. Содержание такой программы должно определяться в соответствии с конкретными требованиями компании. Нет какой-либо единой стандартной программы, которую можно было бы задействовать во всех случаях. Конкретное содержание зависит от потребностей компании.

Если для кредитных организаций актуальной комплаенс-областью является недопущение легализации доходов, полученных преступным путем (отмывания денег), то для фармацевтической компании – это, прежде всего, антикоррупционный и антимонопольный комплаенс.

Комплаенс-программу в фармацевтической компании необходимо внедрять, если такая компания заинтересована в:

• обеспечении комплексной защиты от правовых, налоговых, экономических, репутационных и иных возможных угроз;
• создании эффективных механизмов по выявлению и анализу потенциально опасных сфер деятельности и связанных с ними бизнес-рисков;
• повышении уровня корпоративного управления, корпоративной культуры и инвестиционной привлекательности;
• совершенствовании процедур проверки благонадежности, согласования новых контрагентов, договоров и иной документации;
• выстраивании структурированных и доверительных внутрикорпоративных отношений.

Компания «Бельфор» имеет многолетний опыт разработки и внедрения комплаенс-программ в фармацевтической отрасли. На наш взгляд, комплаенс-программа будет работать только в случае простоты ее методологии. Мы не усложняем комплаенс-программы для того, чтобы заработать большие гонорары. Ведь, чем сложнее программа, тем больше помощи со стороны она требует, тем больше заплатит компания за оказание этой помощи. Правда состоит в том, что для внедрения эффективной комплаенс-программы в фармацевтической компании не требуется больших затрат. Ниже приведены подробные этапы внедрения комплаенс-программы для фармацевтической отрасли с некоторыми комментариями, основанными на опыте нашей компании по разработке и внедрению комплаенс-программы в фармацевтических компаниях.

1 этап. Определение содержания комплаенс-программы

На данном этапе сотрудники нашей компании проводят очные встречи с руководством и владельцами ключевых процессов для того, чтобы лучше понять культуру компании, ее основные проблемы и возможные риски. Все это в результате поможет определить необходимый объем и содержание комплаенс-программы с учетом индивидуального подхода.

В ходе данного этапа анализируются существующие в компании локальные акты (политики, положения, инструкции и т.п.). После тщательного анализа таких актов составляется и утверждается комплекс процедур и перечень политик, способствующих предотвращению или снижению вероятности возникновения комплаенс-рисков.

2 этап. Разработка локальных актов в сфере комплаенс

В ходе данного этапа разрабатываются основные комплаенс-политики. К базовым локальным актам в сфере комплаенс в фармацевтической компании можно отнести:

• Кодекс корпоративной этики (определяет основные принципы и правила поведения, которыми сотрудники руководствуются в своей работе);
• Антикоррупционная политика (определяет принципы и требования, направленные на предотвращение коррупции и соблюдение антикоррупционного законодательства);
• Политика о коммерческой тайне (определяет порядок работы сотрудников с конфиденциальной информацией, составляющей коммерческую тайну компании);
• Информационная политика (определяет принципы и порядок раскрытия информации, а также порядок коммуникации сотрудников компании с третьими лицами);
• Кадровая политика (определяет принципы и положения, способствующие формированию сплоченного, высокопрофессионального и ответственного коллектива);
• Политика по взаимодействию со сторонними организациями (определяет основные положения о соблюдении компанией и ее контрагентами принципов добросовестности и должной осмотрительности при осуществлении предпринимательской деятельности);
• Антимонопольная политика (определяет положения, формирующие и поддерживающие культуру постоянного соблюдения норм профессиональной этики и положений антимонопольного законодательства, обобщает основные подходы по неприятию антимонопольных нарушений, повышает информированность работников о неприемлемом поведении, а также снижает риск нарушений антимонопольного законодательства);
• Политика по целостности данных (определяет принципы целостности данных, основные этапы контроля целостности данных, указывает основные обязанности работников компании в связи с обеспечением целостности данных) и другие.

Приведенный перечень актов не является исчерпывающим. В зависимости от специфики компании и пожеланий руководства могут быть разработаны иные локальные акты.

При разработке комплекса локальных актов целесообразно учитывать соответствие внедряемой комплаенс-программы следующим критериям: комплаенс-программа должны быть понятна, детальна, должна предусматривать систему отчетности (контроля) и устанавливать специально уполномоченное лицо (структурное подразделение), ответственное за организацию работы в области комплаенс, к которому можно было обратиться в случае возникновения вопросов.

Иными словами, предусмотренные комплаенс-программой документы должны быть подготовлены для любого потенциального нового «неподготовленного» сотрудника, должны быть полностью им (сотрудником) поняты, а если этого по каким-либо причинам не произойдет, всегда должно быть специально уполномоченное лицо (или подразделение) куда этот сотрудник сможет обратиться за пояснениями.

Ввиду того, что комплаенс-программа обращена ко всем сотрудникам компании различных профессиональных квалификаций и должностей, начиная от самых низших должностей и заканчивая топ-менеджерами компании, мы обеспечиваем адаптацию предусмотренных комплаенс-программой документов таким образом, что данные документы были должным образом донесены до каждого сотрудника.

3 этап. Утверждение руководством компании локальных актов и ознакомление с ними сотрудников компании

На данном этапе происходит:

• согласование локальных актов в сфере комплаенс с руководством компании;
• ознакомление с данными локальными актами сотрудников компании;
• внесение локальных актов в сфере комплаенс в реестр локальных актов и организация хранения документации, связанной с их утверждением.

4 этап. Проведение тренингов и проверка знаний сотрудников компании в области комплаенс

Помимо принятия компанией локальных актов, содержащих все необходимые положения и формального ознакомления с ними сотрудников, необходимо обеспечить, чтобы каждый сотрудник понимал содержание этих документов и знал, что ожидается лично от него.

 Для этого в компании проводится обучение сотрудников в соответствии с планом проведения тренингов. Обучение в форме очных тренингов, на наш взгляд, является более предпочтительным, чем проведение дистанционного обучения, поскольку только так можно вовремя понять, с какими трудностями сталкиваются сотрудники, наладить живой диалог, который является важной частью корпоративной культуры и способствует поддержанию доверительных отношений между сотрудниками компании и ее руководством. Обучение с использованием мультимедийных средств и заданий, выполняемых на рабочем месте в режиме онлайн также возможно, однако у сотрудников должна быть возможность участвовать в дискуссиях и задавать волнующие их вопросы. 

5 этап. Дальнейшие мероприятия в области комплаенс

В дальнейшем перечень локальных актов в области комплаенс подлежит постоянному анализу и совершенствованию в связи с изменением законодательства и правоприменительной практики.

Организационные функции по сопровождению комплаенс-программы могут быть возложены на привлеченную аутсорсинговую компанию, специализирующуюся на разработке и внедрении комплаенс-программ.

К организационным функциям по сопровождению комплаенс-программы можно отнести:

• содействие в прохождении аудитов деловых партнеров и проверок регуляторных органов (следует отметить, что для успешного прохождения аудита иностранного контрагента, лицо, отвечающее за комплаенс в компании, должно знать английский язык);
• регулярная оценка комплаенс-рисков;
• обновление локальных актов в сфере комплаенс (плановый пересмотр, либо пересмотр по мере необходимости);
• осуществление контроля за сайтом компании (на предмет наличия актуальной информации о комплаенс и/или несоответствия контента утвержденным политикам в области комплаенс);
• разработка агитационных материалов для сотрудников, оформление информационных стендов.

В условиях современной экономики принцип «защищаться только после того, как компания попадется на нарушении», уже давно не работает. Подтверждением этому служит судебная практика и количество привлеченных к ответственности лиц. Важно понимать, что комплаенс-программа актуальна компаниям независимо от размера бизнеса, ведь соблюдать законы и принимать меры против коррупции должны все компании.

На данном этапе можно с уверенностью утверждать, что эффективная комплаенс-программа – это будущее, главный принцип которого: доверяй, но проверяй. Будущее – это предотвращение нарушений, а не ожидание, пока они будут выявлены регуляторными органами.

Команда компании «Бельфор» имеет глубокие теоретические знания и обширный опыт, который позволит построить в Вашей компании максимально эффективную комплаенс-программу, учитывающую все основные характеристики, присущие эффективной комплаенс-программе фармацевтической компании. Среди которых:

• направляющим фактором комплаенс-программы является высшее руководство компании, которое поддерживает комплаенс-культуру и своим личным примером задает тон внедрения комплаенс-культуры во всей компании;
• комплаенс-программа должна стать руководством к действию для сотрудников всех уровней компании;
• комплаенс-программа носит проактивный характер, включая проведение тренингов и тестирования на знание комплаенс-политик среди сотрудников компании, различные каналы обратной связи (так называемые «каналы информирования»), постоянный мониторинг и проведение оценки комплаенс-рисков, а также оценку эффективности самой комплаенс-программы.

Мы будем рады помочь в построении эффективной комплаенс-программы для Вашей компании.

¹ ISO 19600:2014 «Compliance Management Systems-Guidelines» [https://portaldagestaoderiscos.com/wp-content/uploads/2017/12/ISO_19600_2014en.pdf]
² ч. 2 ст. 2.1. КоАП РФ «Юридическое лицо признается виновным в совершении административного правонарушения, если будет установлено, что у него имелась возможность для соблюдения правил и норм, за нарушение которых настоящим Кодексом или законами субъекта Российской Федерации предусмотрена административная ответственность, но данным лицом не были приняты все зависящие от него меры по их соблюдению".

Источник: «Бельфор»