Ставя стратегические цели, пусть даже и с небольшим горизонтом планирования, например, на один год, руководитель делит период их достижения на меньшие периоды, и соответственно годовые цели дробятся на квартальные, квартальные на ежемесячные. А так как без дня не бывает месяца, очень важно ежедневно влиять на результат работы команды. Тут-то и пригождается утреннее собрание.
Но как сделать ежедневную планерку интересной и эффективной, как не превратить ее в унылое перечисление показателей и простой «разбор полетов»?
Здесь важно соблюдать баланс между тремя направлениями организации и проведения утреннего собрания.
Опоздания, нарушение тайминга, отвлечения сотрудников от темы планерки ведут к тому, что даже при четкой структуре и отличном контенте, собрание не достигнет своих целей. Отсутствие эмоций и драйва также будет негативно влиять на отношение первостольников к собранию. И, конечно, «веселые посиделки» без продуманной содержательной части также не приведут к результату.
Предлагаем вам несколько правил, которые помогут сделать ваши утренние собрания более эффективными. Подчеркнем, что только четкое следование инструкции позволит вам вывести собрание на качественно новый уровень.
Правила эффективной планерки
- Составьте план собрания. Наличие плана значительно повышает результативность планерки. При необходимости план можно разослать сотрудникам, если требуется их активное участие и подготовка с их стороны. Во многих компаниях существуют стандартизированные шаблоны проведения утренних собраний, которые помогают учесть все важные моменты и не «растекаться по древу» руководителю.
- Тайминг – это не только инструмент экономии времени, но способ показать, насколько участники собрания уважают друг друга и ценят рабочее время. Оптимальная продолжительность утреннего собрания – 30 минут. Отсюда вытекает следующее правило – следует проводить короткие, но емкие собрания.
- Продумывайте состав участников. Зачастую заведующие аптеками приглашают на собрание только первостольников. При этом за пределами их внимания оказываются провизоры-технологи, дежуранты, санитарки-мойщицы, продавцы оптики, фасовщики и т.д. Но как влиять на результат работы команды и лояльность клиентов, если только не всей командой?
- Управляйте собранием, не отвлекаясь. Заведующий аптекой не должен позволять участникам собрания отходить от заданной темы, даже если они предлагают обсудить действительно интересные вопросы. Отходить от намеченного плана следует только в ситуации форс-мажора.
- Закрепляйте договоренности. В течение утреннего собрания определяйте, что нужно делать, и сразу же договаривайтесь о зонах ответственности. Не забывайте контролировать, как идет реализация договоренностей.
- Вовлекайте сотрудников, получайте обратную связь, демонстрируйте позитивный настрой. Самая ужасная роль для заведующего аптекой на собрании – это «говорящая голова». Обратная связь – залог успеха любого руководителя. Она не только позволит вам понять, приняли ли сотрудники аптеки цели, задачи и действия, обсуждаемые на утреннем собрании, но и поспособствует увеличению вовлеченности сотрудников. Хвалите, поддерживайте свою команду, делитесь своим драйвом и энергией, будьте приветливы – «заряженные» сотрудники более эффективны.
Самодиагностика
Проверьте эффективность своего утреннего собрания. Оцените проведение вами утреннего собрания, поставив себе от 0 до 2 баллов по каждому критерию: 0 – ваше утреннее собрание не соответствует данному критерию, 1 – соответствует частично, 2 – полностью соответствует.
- Ваш внешний вид соответствует корпоративному стандарту и деловому стилю.
- У вас имеются в наличии необходимые материалы (отчеты из CRM, маркеры, флип-чарт, раздатка для сотрудников).
- У вас есть план проведения утреннего собрания.
- Вы озвучиваете текущие результаты работы аптеки.
- Вы даете оценку выполнения планов аптекой.
- Вы используете данные CRM по среднему чеку, количеству позиций в чеке и т.д., контролируя, тем самым ее заполнение.
- Вы требуете от каждого участника подведения итогов по всем товарным группам и услугам, выделяя не только факт, но и прогнозные показатели.
- Вы запрашиваете у каждого первостольника информацию о планах на текущий день/неделю, корректируя планирование сотрудника в соответствии со стандартами. Фиксируете озвученные планы.
- Вы подводите итог по факту и плану работы аптеки, выделяя слабые и сильные звенья команды.
- Вы выявляете причину проблем в текущей ситуации, а также определяете методы решения проблемы, обсуждая их с командой.
- Вы озвучиваете новости аптечной сети, получая обратную связь от сотрудников.
- Вы проводите обучение на актуальную тему.
- Вы вовлекаете всю команду в процесс обучения.
- Вы используете методы, подходящие для решения задач обучения (мини-тренинг, мозговой штурм, ролевая игра, мини-лекция и т.п.).
- Вы подводите итоги обучения, ставите задачи первостольникам по использованию полученных знаний/навыков, обозначаете точки контроля.
- Вы вовремя начинаете собрание, первостольники не опаздывают.
- Вы размещаете сотрудников аптеки в виде круга, чтобы обеспечить внимание всех первостольников.
- Вы четко следуете плану утреннего собрания, не сбиваетесь, не отвлекаетесь от темы.
- Вы следите за таймингом утреннего собрания.
- Вы не допускаете, чтобы сотрудники отвлекались от темы собрания.
- Вы демонстрируете позитивный настрой, используете приемы нематериального поощрения.
- Вы обращаетесь к первостольникам по именам.
- Вы не перебиваете сотрудников, выслушиваете их мнения.
- Вы грамотно отрабатываете возникающие возражения, не вступаете в споры.
- Вы демонстрируете готовность оказать помощь в решении задач.
- Вы подводите общий итог собрания.
Подсчитайте сумму набранных вами баллов.
Если Вы набрали от 42 до 52 баллов, вы эффективно проводите собрания.
Если сумма набранных вам баллов находится в пределах от 36 до 41 балла, в целом вы достойно проводите собрания, однако существуют зоны роста, которые вам необходимо развить. Обратите особое внимание на критерии, по которым вы поставили себе 0 баллов.
Если вам удалось набрать менее 36 баллов, проведение утренних собраний пока не ваша сильная сторона. Возможно, вам стоит обратиться за консультацией к вышестоящему руководителю или корпоративному тренеру. Рекомендуем особое внимание уделить критериям, по которым вы себя оценили на 0 баллов.
