Контрольно-кассовая техника (ККТ) в аптеке представлена контрольно-кассовой машиной (ККМ) – инструментом, позволяющим государству контролировать оборот денежных средств организации (а нашем случае – аптеки) и, таким образом, взимать налоги. По закону ККТ могут не применять аптечные учреждения, расположенные в сельской местности, в труднодоступных районах. Контрольно-кассовая машина может не применяться при расчете с покупателями в случае выдачи бланков строгой отчетности, которые приравнены к кассовым чекам.
Предъявите документы
Как следует вести себя, если к вам пришли с проверкой ККТ? Прежде всего, проверяющие должны предъявить вам служебные удостоверения, где указано, из какого именно они отдела – проверку ККТ уполномочены проводить только работники Федеральной налоговой службы, причем только сотрудники отдела выездных проверок. Кроме того, проверяющий должен предъявить вам внутреннее распоряжение инспекции о проверке ККМ именно в вашей аптеке.
Если же сотрудник налоговой отказывается это сделать, вы сами вправе позвонить в то отделение налоговой инспекции, в котором состоит пришедший, и выяснить, в каком отделе он работает. Кроме того, вы можете написать письмо на имя начальника налоговой с просьбой письменно указать, в каком отделе работает налоговый инспектор. В случае если выяснится, что инспектор числится не в отделе выездных проверок, вы вправе подать иск в арбитражный суд и доказать, что сотрудник налоговой превысил свои полномочия и действовал незаконно. Если на руках у вас, к тому же, будет официальное письмо начальника налоговой (а не ответить вам не имеют права), ваша победа будет гарантирована.
В соответствии с законом
Чтобы уберечься от штрафа, необходимо знать действия, расценивающиеся как нарушение работы с кассовой техникой. Согласно Постановлению ВАС РФ №16 от 31.07.2003, к грубым нарушениям кассовой дисциплины относятся торговля без использования контрольно-кассового аппарата, использование ККМ, не зарегистрированной в налоговой и не включенной в Государственный реестр. Не допускается также использование ККМ с поврежденной или отсутствующей пломбой, что может свидетельствовать о возможности доступа к фискальной памяти аппарата.
Здесь следует сказать несколько слов о том, что же это такое.
Фискальная память регистрирует и хранит информацию о денежных расчетах и расчетах с помощью карт, что необходимо для правильного исчисления налогов. Так, нарушение целостности пломбы может расцениваться сотрудниками налоговой инспекции как попытка укрытия доходов с целью не платить налоги. Поэтому же не допускается использование ККМ без фискальной памяти, в нефискальном режиме или с вышедшим из строя блоком фискальной памяти. Пробитие чека с суммой меньше, чем заплатил покупатель, опять же расценивается как грубое нарушение кассовой дисциплины.
Контрольно-кассовую машину должен сопровождать целый пакет документов. Инспектор смотрит прежде всего на них. Подготовьте и храните в порядке в отдельном месте документы на приобретение ККТ и ее регистрацию, использованные контрольные ленты, накопители фискальной памяти и программно-аппаратные средства, обеспечивающие некорректируемую регистрацию.
Техподдержка и ремонт
Техническую поддержку ККТ обеспечивает поставщик или центр технического обслуживания; ККМ проверяется ежегодно. После прохождения проверки центр технического обслуживания ставит на сторону ККМ, обращенной к покупателю, знак «Сервисное обслуживание» и наклеивает марку-пломбу. Напомню, что поврежденная пломба или нечеткий оттиск на ней будет расцениваться сотрудниками налоговой инспекции как попытка вмешательства в фискальную память аппарата с целью укрытия выручки. Доказать вашу вину (или невиновность) возможно только при проведении экспертизы. Поэтому лучше всегда проверять пломбы на ККМ на предмет их сохранности и целостности.
Ремонт ККМ должен производить тот же центр технического обслуживания, который обеспечивает и техподдержку. При сдаче в ремонт с ККТ обязательно необходимо снять показания денежных суммирующих и контрольных счетчиков. Так, необходимо составить в одном экземпляре акт о снятии показаний счетчиков при сдаче и при получении ККМ. На акте должны быть подписи инспектора налоговой службы, руководителя, кассира и специалиста центра технического обслуживания.
Полистайте пока журнал
Инспектор ФНС вправе проверить журнал кассира-операциониста. Его необходимо вести по установленной форме. Журнал должен быть прошнурован, пронумерован. Обязательно наличие подписей налогового инспектора, руководителя и главного бухгалтера и печати. Записи должны производиться ежедневно в хронологическом порядке чернилами или шариковой ручкой без помарок. Внесение исправлений заверяется подписями кассира-операциониста, руководителя и главного бухгалтера.
Деньги любят счет
Кроме проверки документов на ККМ и журнала кассира-операциониста, налоговый инспектор может сравнить фактическое количество выручки с показаниями счетчиков. Сумма выручки сопоставляется с итоговым чеком ККМ. Если выяснится, что фактическая сумма наличности не совпадает с отчетом по ККТ, аптека может быть привлечена к административной ответственности. Стоит отметить, что даже незначительные расхождения в цифрах расцениваются как нарушение кассовой дисциплины. Причем, не имеет значения, больше или меньше наличности в аптеке, чем обозначено в отчете ККМ. К сожалению, в ежедневной практике такие «огрехи» встречаются повсеместно.
Некоторые покупатели не хотят брать сдачу мелочью, у других не хватает 50 копеек. В итоге, за день может набежать сумма в несколько десятков рублей, особенно если аптека находится в месте с высокой проходимостью. Как избежать подобных «неловкостей» и не «попасть» на штраф, ведь проверка может нагрянуть неожиданно? Примите за правило никогда не убирать в кассу ту сдачу, которую покупатель не забрал. Заведите рядом с кассой коробочку для всей «неучтенной» мелочи. Оттуда же можно взять рубль-два, пока ваш постоянный покупатель, которому вы доверяете, деньги не занесет. Второе золотое правило – никогда не рассчитывайтесь с покупателями своими деньгами. Вы можете запутаться или в потоке работы забыть вынуть деньги из кассы, дав клиенту сдачу из своего кошелька. Такая практика как раз и ведет к тому, что в кассе появляется сверхналичность. Вы знаете, что излишек – ваши деньги, которые вы решили убрать из кассы в конце рабочего дня или когда волна посетителей схлынет и у вас появится свободная минутка. Но попробуйте объяснить это сотруднику налоговой службы!
Наличие неучтенных денежных средств в кассе будет расцениваться инспекторами как то, что вы продаете товар без использования ККТ, итогом станут разбирательство и штрафные санкции.
Штрафы за несоблюдение кассовой дисциплины высоки. Это обязывает вас относиться внимательно к ККТ и рабочей дисциплине. И тогда все проверки вам будут не страшны.
