Основные аспекты
Прежде всего, необходимо понять, что такое инвентаризация и для чего она проводится. Инвентаризация – это проверка товарно-материальных ценностей и денежных средств, находящихся в аптеке, а также оборудования, оргтехники и бытовой техники, выданных руководством компании работникам для использования в повседневной работе. Инвентаризация проводится с целью выявить наличие и количество фактического имущества, находящегося в аптеке, и сопоставить его с данными бухгалтерского учета. Это помогает руководству следить за сохранностью собственности компании, а также дает возможность выявить и списать недостачи. Опять же, руководителям необходимо понимать реальное состояние дел в аптеке.
Условно можно выделить 3 вида инвентаризации
1 Полная инвентаризация проводится не чаще, чем раз в 3 года. При этом виде инвентаризации учитываются товарно-материальные ценности (ЛС), проводится инвентаризация кассы (денежные средства), а также основных средств: всего оборудования и мебели, находящихся в аптеке (сейф, компьютер, электрический чайник, столы, стулья и т.п.).
2 Годовая инвентаризация проводится раз в год. Она необходима для составления бухгалтерией годового отчета. Ее результаты заносятся в декабрьские отчеты. При годовой инвентаризации инспектируются только товарно-материальные ценности и касса.
3 Промежуточные инвентаризации могут проводиться для того, чтобы компания постоянно могла владеть не «бумажной», а реальной информацией.
Помимо всего прочего, внеплановая инвентаризация обязательно проводится при увольнении работника аптеки или при приеме на работу нового члена коллектива. Это связано с тем, что все работники аптеки являются материально ответственными по отношению к имуществу компании. При приеме на работу человек берет на себя обязательства по сохранности материальных ценностей и денежных средств, и спрашивать с него могут только то, что было в аптеке на момент его вступления в должность, т.е. отвечать за «старые» недостачи с него потребовать не имеют права. Принимаемый на работу сотрудник должен, хотя некоторые фирмы игнорируют этот пункт, участвовать в инвентаризации, т.к. при вступлении в должность он подписывает договор о коллективной материальной ответственности. Во избежание неприятностей со «старыми» долгами, работник должен сам проинспектировать «чистоту» аптеки.
Также инвентаризации проводят при выявлении фактов кражи и порчи товара. При выявлении недостачи ее материальный эквивалент делится между всеми работниками аптеки и вычитается из зарплаты. Согласитесь, никто не хочет платить за чужие грехи. А выявить и наказать виновного – нечестного, злоупотребляющего своим положением работника – по горячим следам гораздо легче, чем, скажем, спустя несколько месяцев на годовой инвентаризации, когда все подробности уже забылись. Поэтому и проводятся внеплановые инвентаризации.
Участники
В проведении инвентаризации обязаны участвовать все работники аптеки: фармацевты, провизоры, консультанты и заведующая, если она в этой аптеке есть. Обязательно присутствие уполномоченных работников офиса, которые составляют инвентаризационную комиссию. В некоторых крупных компаниях существуют специальные отделы, занимающиеся проведением инвентаризации. С представителем офиса должен быть IT-менеджер при условии, что инвентаризация автоматизирована, а не проводится с использованием описных листов.
Порядок проведения инвентаризации
Существуют различные способы проведения инвентаризации
Для того чтобы провести инвентаризацию, руководство компании должно подписать приказ, где прописывают дату проведения инвентаризации, адрес аптеки, время, выделенное на проведение инвентаризации (как правило, 1–2 дня), определяют членов инвентаризационной комиссии и ее председателя, кроме того указывают всех сотрудников аптеки, участвующих в инвентаризации.
В назначенный день в аптеке собираются все участники инвентаризации. Аптека не производит отпуск лекарств, касса в этот день не открывается. Учитывая, что практически все аптеки сейчас компьютеризированы, инвентаризацию, как привило, проводят при помощи сканирования товара. Есть и другой способ – учет товара по описным листам, он более долгий.
I способ – подсчитывать ЛС по алфавиту, ища каждый препарат на своей полке.
Это не очень эффективный способ, практически гарантирующий выявление недостачи, даже если на самом деле ее нет.
В суматохе ежедневной работы, особенно если проходимость у аптеки высокая, сам же первостольник может положить препарат не в тот ящик или поставить на полку рядом с кассой, спеша обслужить следующего клиента, а потом забыть убрать его на место. Опять же при приеме большой партии товара часть препаратов может оказаться не на своих местах. Заново пересчитывать недостающую позицию при инвентаризации никто не хочет, к тому же найти в многообразии ЛС оказавшийся не на своем месте медикамент практически невозможно, особенно если учесть, что когда человек нервничает (а в случае выявления недостачи это естественно), он не замечает предмет, который лежит перед самым его носом. Таким образом, нередко выявляется недостача, которой на самом деле нет. А компенсировать-то ее все равно придется, причем из вашего кармана.
II способ – инвентаризация проводится не по алфавиту, а по полкам.
Разделите всю инвентаризационную комиссию на группы по 2 человека в каждой. Одна группа начинает работать с одного конца аптеки, другая – с другого, двигаясь навстречу. Один из членов группы будет, условно, «подающим», другой – «сканирующим», если процесс инвентаризации компьютеризирован. Если нет – один будет «считающим», другой – «записывающим». Суть от этого не меняется. Первый («подающий» или «считающий») открывает первый ящик и подает все препараты, находящиеся в нем, своему напарнику, который их сканирует и складывает в отдельную коробку, или первый – считает, второй записывает и складывает в коробку. После того как вы отсканировали весь ящик или полку, поставьте туда коробку с медикаментами и переходите к следующему. После проведения инвентаризации вам останется просто расставить ЛС на полке в том порядке, в котором они пребывали до пересчета. При таком способе инвентаризации все те препараты, которые лежат не на месте, будут просканированы (или посчитаны вручную), компьютер сам сложит их количество и выдаст итоговый результат (или итоговое количество каждого препарата будет получено простым путем сложения промежуточных результатов). Это самый действенный способ. Он избавит вас также от необходимости переворачивать всю аптеку в поисках недостающей упаковки и, что самое главное, убережет вас от опасности платить за товар, который «потерялся» в аптеке.
Будьте внимательны и последовательны при проведении инвентаризации, руководствуйтесь правильным способом подсчета, и тогда столь ответственное мероприятие пройдет для вас легко и без потерь.
