Порядок проведения инвентаризации регулируется Федеральным законом №129-ФЗ от 21.11.96 «О бухгалтерском учете» (далее – Закон №129-ФЗ) и Приказом Министерства финансов Российской Федерации №49 от 13.06.95 «Об утверждении методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств» (далее – Приказ №49).
Согласно ст. 12 Закона №129-ФЗ организации обязаны в целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
В соответствии с п. 1.1. Приказа №49 под организациями понимаются юридические лица по законодательству Российской Федерации (кроме банков), включая организации, основная деятельность которых финансируется за счет средств бюджета.
Имущество организации – это ее основные средства, нематериальные активы, финансовые вложения, производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы, а также денежные средства и прочие финансовые активы.
В ходе инвентаризации проверяется все имущество организации независимо от его местонахождения, и все виды финансовых обязательств.
В понятие «финансовые обязательства» входят кредиторская задолженность организации, кредиты банков, займы и резервы.
Следует отметить, что инвентаризации также подлежат и другие виды имущества, не принадлежащие организации, но числящиеся в ее бухгалтерском учете (находящиеся на ответственном хранении, арендованные, полученные для переработки).
Порядок и сроки проведения инвентаризации, а также перечень имущества и финансовых обязательств, проверяемых при каждой из них, устанавливает руководитель организации.
Однако есть случаи, когда проведение инвентаризации обязательно в силу закона. Так, п. 2 ст. 12 Закона №129-ФЗ обязывает организацию проводить инвентаризацию в случаях:
- передачи имущества в аренду, выкупа, продажи, а также преобразования государственного или муниципального унитарного предприятия;
- перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
- при смене материально ответственных лиц;
- при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
- в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
- при реорганизации или ликвидации организации.
При коллективной (бригадной) материальной ответственности инвентаризации проводятся при смене руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).
Инвентаризация имущества производится по его местонахождению и материально ответственному лицу.
Для проведения инвентаризации в организации создается постоянно действующая инвентаризационная комиссия.
Если объем работ для одновременного проведения инвентаризации большой, то создаются рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается возлагать на нее.
Руководитель организации утверждает персональный состав постоянно действующих и рабочих инвентаризационных комиссий.
В состав инвентаризационной комиссии входят представители администрации организации, работники бухгалтерской службы и другие специалисты. В состав инвентаризационной комиссии можно также включать представителей службы внутреннего аудита организации, независимых аудиторских организаций.
Если хотя бы один член комиссии отсутствует при проведении инвентаризации, то результаты инвентаризации могут быть признаны недействительными.
До начала проверки фактического наличия имущества инвентаризационной комиссии надлежит получить последние на момент инвентаризации приходные и расходные документы или отчеты о движении материальных ценностей и денежных средств.
Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные и расходные документы, приложенные к реестрам (отчетам).
Материально ответственные лица дают расписки о том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные документы на имущество сданы в бухгалтерию или переданы комиссии и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а выбывшие списаны в расход.
Участие материально ответственных лиц в ходе проверки фактического наличия имущества является обязательным.
Сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации в количестве не менее чем двух экземпляров.
Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.
Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера.
При этом руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную и точную проверку фактического наличия имущества в установленные сроки.
Результаты инвентаризации фиксируются в инвентаризационных описях, которые могут быть заполнены как с использованием средств вычислительной техники, так и ручным способом.
Описи заполняются чернилами или шариковой ручкой четко и ясно, без помарок и подчисток. Если в инвентаризационной описи допущены ошибки, то исправление ошибок производится во всех экземплярах описи путем зачеркивания неправильных записей и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. В описях не допускается оставлять незаполненные строки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются.
На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку. Инвентаризационные описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. В конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение.
При проверке фактического наличия имущества в случае смены материально ответственных лиц принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший – в сдаче этого имущества.
В случае проведения инвентаризации в течение нескольких дней, те помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов в работе инвентаризационных комиссий (в обеденный перерыв, в ночное время, по другим причинам) описи должны храниться в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.
По окончании инвентаризации могут проводиться контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Их проводят с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных лиц обязательно до открытия помещения (склада, кладовой, секции и т.п.), где проводилась инвентаризация.
Результаты контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.
